複数の人でデータを共有する簡単な方法(OneDriveを使う)

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仕事などの関係で複数の人でデータを共有する必要があり、何かいい方法がないかと相談がありました。

今は様々なネットサービスがあるのでやり方は無数にありますが、MicrosoftのOfficeデータを扱うことが多いとのことなので、OneDriveをお勧めしました。

OneDriveはMicrosoftのオンラインストレージサービスで、無料で5Gbyteの容量が使えます。
案外知られていないようなのですが、Windowsの標準機能のような感じになっているので、最近のパソコンには初めからインストールされていますし、Windowsのログインをマイクロソフトアカウントでしている場合は、そのアカウントOneDriveが使用可能です。

そのOneDriveでデータを共有する方法ですが、1つのアカウントを複数の人で使ってもいいのですが、先ほど書いたようにパソコンにマイクロソフトアカウントでログインしている場合、OneDriveもそのアカウントでログインしているので別アカウントで使うとなると設定が面倒です。

そこで、1つのアカウントで共有フォルダを作成し、他の人はその共有フォルダを自分のOneDrive上で見えるようにする方法が便利ですので、今回はその共有設定のやり方を紹介します。

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全員が参照するフォルダを作成する

まずは全員で参照できる共有フォルダを作成する必要があります。

共有フォルダを作成するアカウントで、対象とするフォルダを選択(右上のチェックをONにする)して、メニューの共有をクリックします。

すると共有の設定が表示されますので、メールを選択します。

そこに共有したい人のOneDriveアカウントであるメールアドレスを設定して共有ボタンを押します。

これで共有する準備ができました。設定したフォルダをみると、フォルダアイコンの左下に共有設定のアイコンが付いています。

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共有設定されたフォルダを取り込む

次に共有されたフォルダを取り込むアカウントのほうで、ブラウザからOneDriveにログインして、共有を選択すると参照可能な共有フォルダが表示されます。

取り込みたいフォルダを選択し、OneDriveへの追加をクリックします。

すると確認のメッセージが表示されますので、フォルダーの追加ボタンを押します。

これでアカウントに共有フォルダが追加されたので、メニューのファイルをクリックすると、先ほど追加した共有フォルダが表示されていて、フォルダの左下に共有フォルダアイコンが付いています。

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パソコンのOneDriveフォルダを確認する

取込設定が完了したら取り込んだアカウントでログインしているパソコンのOneDriveフォルダを確認してみます。

すると、フォルダの中に共有フォルダがあります。
分かりにくいですが、共有フォルダを示すアイコンも付いていますね。

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まとめ

今回はOneDriveの共有フォルダを別アカウントに追加する設定を紹介しました。

こうしておくと、自分のパソコンに追加した共有フォルダに作ったドキュメントを入れるだけで、全員が参照できますし、逆に他人が作成したドキュメントを自分のパソコンに自動的に保存できます。

いちいちメールで送ったり、オンラインストレージにアクセスしてダウンロードする手間がないので、かなり便利だと思います。

複数の人でデータを共有する場合は、ぜひ、試してみてください。

追記
フォルダの共有設定を解除する方法を記事にしました。
https://kamihiro.net/onedrive-share-release/

ネットサービス
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新・かみひろぐ

コメント

  1. 小畑敏朗 より:

    家庭内でPCを3台利用しています。ファイル共有したくてあっちこっちサイトを訪ねましたが、いずれもうまくいかず困っていました。このような時、あなたのサイトに出くわし、これはうまくいきそうと喜んだのですが。しかし、”マイクロソフトアカウントでログインしている場合、OneDriveもそのアカウントでログインしているので別アカウントで使うとなると設定が面倒です。”と書かれています。私は、PINでログインしています。ダメですかねー?
    教えていただければ助かります。よろしくお願いします。

    • カミヒロ より:

      小畑敏朗 さん
      コメントありがとうございます。

      PINでログインしているということはマイクロソフトアカウントでログインしているということですね?
      あと、3台のPCでログインしているアカウントは別々のものでしょうか?
      仮に別々のアカウントの場合は、ログインしているアカウントでOneDriveを使っているのであれば、ご紹介した方法で可能だと思います。
      まずは、3台のPCでログインしているアカウントが同じものか別々のものかを教えていただけないでしょうか。

  2. rio より:

    会社で少人数でファイルの移動や共有のためにdropboxのbasicを使用しています。PCの入れ替えなどがあり台数を増やすのにbasicから有料のplusにと考えていましたが、dropboxとソースネクストのサポートでたらい回しにあい、別なオンラインストレージを探していたところに、この記事に出会い、大変参考になりました。

    質問なのですが、全員が共有できるフォルダを作製するまでは、マイクロソフトアカウントでサインインしなければならないのでしょうが、一度フォルダを作製してしまってからは、ローカルアカウントでログインしてもonedriveは使用できるのでしょうか?

    社内で高齢者が多くローカルアカウントでのログインを希望されてしまうので。。

    • カミヒロ より:

      rioさん
      コメントありがとうございます。

      設定によりますが、一般的な使い方としてログインはローカルアカウントで、onedriveの設定でMicrosoftアカウントを設定すれば共有フォルダは使えます。
      つまりPCにログインするアカウントとOnedriveで使用するアカウントを一致させることは必須ではありません。
      設定に少し手間がかかりますがご希望の使い方は可能だと思います。
      分からないことがあればコメントいただければわかる範囲でお答えしますので、お気軽に聞いてください。

  3. rio より:

    カミヒロ様

    早々にお返事いただきありがとうございます。
    早速会社で試してみたいと思います。
    8台あるのでうまくいってくれるといいのですが。。
    またお聞きすることがあると思いますが宜しくお願いします。
    本当にありがとうございます。

    • カミヒロ より:

      rioさん

      極端な話、複数のPCでローカルアカウントでログインしておき、すべてのPCにおいて同じMicrosoftアカウントでOnedriveにログインすれば共有フォルダを使う必要もありません。
      ただし、すべてのデータが共有されるので注意が必要ですが・・・。
      ご希望の環境が構築できればいいですね。
      何かお力添えできることがあれば聞いてください。

  4. ゆき より:

    教えてください。パソコン初心者です。
    ワンドライブで共有し、編集可能にしてしまったのですが、閲覧に変えるには
    どのようにすればよいのでしょうか?
    また、共有をやめたくなったときはどのようにしたらよいのでしょうか?

    • カミヒロ より:

      ゆき さん
      コメントありがとうございます。

      共有の編集可能を閲覧に変更はできないので、いったん共有を解除して再度設定する必要があります。
      共有を解除するには、PCでやる場合とスマホアプリでやる場合では少し手順が違います。

      PCの場合は、左のメニューにある共有を選択して、解除したいフォルダやファイルを選択します
      (フォルダやファイルの右上にチェックが付いた状態)
      その後、画面右上にあるiアイコンを押して情報を表示します。
      その中に「アクセス許可を管理」があるので、クリックすると作成した共有リンクが表示されますので、それをXで削除すれば解除できます。

      スマホアプリの場合は、共有タブを選択して共有解除したいフォルダやファイルの右にある縦3点のメニューを押します。
      メニューが表示されるので、フォルダ名の横にあるiアイコンを押します。
      すると情報が表示されるので共有する相手を選択すると、ポップアップが表示され、その中に「共有の停止」があるので、選択してOKを押せば解除できます。

      長文になりましたが、どちらかで試してみてください。
      文字だけだとわかりにくいと思うので、後日、記事にもしておきたいと思います。

    • カミヒロ より:

      ゆき さん

      コメントの返信で OneDriveの共有を解除する手順を書きましたが、できたでしょうか?
      記事を書いたのでこちらも参考になればと思います。
      https://kamihiro.net/onedrive-share-release/

  5. ゆき より:

    かみひろさん、ありがとうございます。
    記事をクリックしましたが、404で見れませんでした。
    教えていただいたのに、共有の解除の仕方が、まだわからずにおります。すみません、本当に初心者すぎて、申し訳ないです。
    左のメニューすらわからずです。『アクセスを許可する』というアイコンがあるのですが『アクセスを削除する』というのがでてきますが、そこをクリックすると『共有の停止』と『共有アクセス許可の変更』が出てきて、どちらを押しても何の変化もありません。トンチンカンなことをしていますよね、きっと。本当にすみません。
    『操作にはアクセス許可が必要です』とあるので、そもそも、アクセス許可がないのでしょうか?

    • カミヒロ より:

      ゆき さん

      解除の説明をする記事のURLが404になっていたみたいですいません。
      公開するタイミングを間違っていました。
      今は見えると思いますので、そちらの記事に画像もあるので参考にしてみてください。
      分からない点があれば、またコメントいただければ回答します。
      よろしくお願いします。

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