複数の人でデータを共有する簡単な方法(OneDriveを使う)

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仕事などの関係で複数の人でデータを共有する必要があり、何かいい方法がないかと相談がありました。

今は様々なネットサービスがあるのでやり方は無数にありますが、MicrosoftのOfficeデータを扱うことが多いとのことなので、OneDriveをお勧めしました。

OneDriveはMicrosoftのオンラインストレージサービスで、無料で5Gbyteの容量が使えます。
案外知られていないようなのですが、Windowsの標準機能のような感じになっているので、最近のパソコンには初めからインストールされていますし、Windowsのログインをマイクロソフトアカウントでしている場合は、そのアカウントOneDriveが使用可能です。

そのOneDriveでデータを共有する方法ですが、1つのアカウントを複数の人で使ってもいいのですが、先ほど書いたようにパソコンにマイクロソフトアカウントでログインしている場合、OneDriveもそのアカウントでログインしているので別アカウントで使うとなると設定が面倒です。

そこで、1つのアカウントで共有フォルダを作成し、他の人はその共有フォルダを自分のOneDrive上で見えるようにする方法が便利ですので、今回はその共有設定のやり方を紹介します。

全員が参照するフォルダを作成する

まずは全員で参照できる共有フォルダを作成する必要があります。

共有フォルダを作成するアカウントで、対象とするフォルダを選択(右上のチェックをONにする)して、メニューの共有をクリックします。

すると共有の設定が表示されますので、メールを選択します。

そこに共有したい人のOneDriveアカウントであるメールアドレスを設定して共有ボタンを押します。

これで共有する準備ができました。設定したフォルダをみると、フォルダアイコンの左下に共有設定のアイコンが付いています。

共有設定されたフォルダを取り込む

次に共有されたフォルダを取り込むアカウントのほうで、ブラウザからOneDriveにログインして、共有を選択すると参照可能な共有フォルダが表示されます。

取り込みたいフォルダを選択し、OneDriveへの追加をクリックします。

すると確認のメッセージが表示されますので、フォルダーの追加ボタンを押します。

これでアカウントに共有フォルダが追加されたので、メニューのファイルをクリックすると、先ほど追加した共有フォルダが表示されていて、フォルダの左下に共有フォルダアイコンが付いています。

パソコンのOneDriveフォルダを確認する

取込設定が完了したら取り込んだアカウントでログインしているパソコンのOneDriveフォルダを確認してみます。

すると、フォルダの中に共有フォルダがあります。
分かりにくいですが、共有フォルダを示すアイコンも付いていますね。

まとめ

今回はOneDriveの共有フォルダを別アカウントに追加する設定を紹介しました。

こうしておくと、自分のパソコンに追加した共有フォルダに作ったドキュメントを入れるだけで、全員が参照できますし、逆に他人が作成したドキュメントを自分のパソコンに自動的に保存できます。

いちいちメールで送ったり、オンラインストレージにアクセスしてダウンロードする手間がないので、かなり便利だと思います。

複数の人でデータを共有する場合は、ぜひ、試してみてください。

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